Como administrar seu tempo?

“O Tempo é um recurso precioso, que não pode ser recuperado ou expandido, portanto saiba usá-lo, pois ele proporciona oportunidades.” 

Um dos maiores problemas, para todos é que nunca há tempo suficiente para fazer tudo o que é necessário.

Peter Drucker, diz que o líder que não consegue gerenciar seu próprio tempo, não consegue gerenciar nada mais, pois é de vital importância que este domine o seu tempo, ao invés de ser por ele dominado.

PASSOS FUNDAMENTAIS PARA SE ALCANÇAR UM MELHOR USO DO TEMPO:

Ø Quantificar como ele é utilizado atualmente;

Ø Eliminar os pontos de estrangulamento com base nesta quantificação;

Ø Planejar efetivamente como aplicar o tempo economizado com a eliminação dos estrangulamentos.

   CLASSIFICAR AS ATIVIDADES QUE DOMINAM O SEU DIA:

Ø Documentação – para leitura / assinatura;

Ø Entrevistas – envolvendo você e outra pessoa, seja subordinado, colega ou superior;

Ø Reuniões – envolvendo três ou mais pessoas;

Ø Telefonemas – recebidos e emitidos.

A seguir, verifique quais destas tarefas só poderão ser feitas por você, quais que podem ser realizadas por você ou por outra pessoa e quais devem ser delegadas a outras pessoas, sem prejuízo de qualidade.

ALGUNS PONTOS DE ESTRANGULAMENTO DETECTADOS:

Ø Reveja se realmente é necessário lidar com toda a papelada;

Ø Estabeleça horários predeterminados e pré-estabelecidos para as entrevistas;

Ø Agende e divulgue as reuniões;

Ø Discipline-se na utilização do telefone, ou seja “Fale somente o necessário.”.

É claro que a eliminação de todos os pontos de estrangulamento é, em certos casos, praticamente impossível, mas se você conseguir 50% do tempo bem administrado já alcançou um bom índice.

O QUE FAZER COM O TEMPO GANHO?

Primeiro crie uma hora diária (tempo arbitrário) só sua, na qual você se isola sem telefonemas, reuniões, entrevistas, etc. E então:

Ø Leia aqueles artigos importantes que estão se acumulando em sua mesa;

Ø Pare e repense o seu departamento de entrada de dados, a utilização de pacotes, as novas admissões;

Ø Redescubra-se como líder e como pessoa;

Ø Procure concentrar-se em tarefas multiplicadoras;

Ø Pense na qualidade dos serviços prestados e como melhorá-las;

Ø Reveja os planos de desenvolvimento dos técnicos e administrativos da área frente à novas tecnologias;

Ø Estabeleça ou melhore o seu relacionamento com os demais gerentes da corporação.

BENEFÍCIOS OBTIDOS COM UMA MELHOR  ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO:

  

Ø Desenvolve uma perspectiva real do que a vida oferece e como pode ser vivida;

Ø Permite aproveitar mais a vida;

Ø Possibilita maior domínio e controle do trabalho;

Ø Evita pressão interna e pressões externas;

Ø Segurança e objetividade do trabalho;

Ø Aumenta a produtividade;

Ø Mantém o equilíbrio entre a vida pessoal, familiar e profissional;

Ø Combate celulite e flacidez, melhora o condicionamento físico.

A pessoa que não administra o seu tempo passa a maior parte do dia pensando no que fazer em 1º lugar, outra parte recomeçando o trabalho interrompido e finalmente a outra reclamando que não teve tempo para nada.

Abaixo alguns fatores a serem observados que contribuem para modificarmos atitudes através de nossa própria conscientização, nos levando a pensar nos seguintes fatos:

  

Ø Estamos dando o tempo certo às coisas realmente importantes ?

Ø Estamos mantendo o equilíbrio adequado entre nossas atividades de rotina e as de inovação a longo prazo ?

Ø Nossas atividades de combate ao fogo (atividades de emergência) estão reduzidas ?

Ø As interrupções desnecessárias estão sendo permitidas ?

Ø Estamos realizando tarefas desnecessárias ?

Ø Estamos pulando de tarefa em tarefa sem conclui-las ?

DESPERDIÇADORES DO TEMPO:

Ø Não definição / Classificação das metas;

Ø Não fazer plano diário;

Ø Prioridades não claras/ falta priorização ;

Ø Alteração constantes de ordens e de prioridades;

Ø Não antecipar prováveis  acontecimentos futuros e não se preparar para eles;

Ø Não se prevenir contra problemas rotineiros;

Ø Empreendendo mais do que pode menos estimativa de tempo não realista;

Ø Sobrecarga de trabalho;

Ø Atrasos;

Ø Barulho;

Ø Desorganização pessoal;

Ø Arquivos desorganizados;

Ø Responsabilidade e autoridades confusas;

Ø Não se ajustar a mudanças;

Ø Treinamento deficiente;

Ø Excesso de controle e Reuniões improdutivas;

Ø Fazer eu próprio / não delegar;

Ø Não saber dizer não ;

Ø Excesso de material para ler;

Ø Excesso ou falta de comunicação;

Ø Inexistência de padrões / critérios;

Ø Falta de diretrizes;

Ø Não adaptação / resistências à mudanças.